Czy automatyzacja opłaci się w małej firmie?

Weź jeden powtarzalny proces. Nie firmę jako całość, tylko jedną konkretną czynność, którą ktoś wykonuje wielokrotnie.

Policz trzy liczby: ile razy w miesiącu ktoś to robi, ile minut zajmuje jedno wykonanie i ile kosztuje godzina tej osoby wraz z narzutami. Pomnóż. Wyjdzie kwota, którą ten proces zjada co miesiąc.

Przykład: przepisywanie zamówień z maila do arkusza, 60 razy w miesiącu, 4 minuty każde, osoba kosztująca 50 zł za godzinę. To 240 minut, czyli 4 godziny, czyli 200 zł miesięcznie. Wdrożenie za 1 499 zł zwróci się po siedmiu i pół miesiąca. To przypadek graniczny i powiedziałbym Ci to wprost.

Błędy. Przepisywanie danych z ręki generuje pomyłki, a koszt jednej pomyłki w zamówieniu potrafi przewyższyć miesiąc oszczędzonego czasu. Tego nie da się wpisać do tabelki, ale to często jest prawdziwy powód, dla którego wdrożenie się opłaca.

Czas reakcji. Proces uruchamiany ręcznie czeka, aż ktoś przyjdzie do pracy. Proces zautomatyzowany odpowiada klientowi o dwudziestej drugiej w sobotę. Przy zapytaniach ofertowych to bywa różnica między zleceniem a jego brakiem.

Odporność na nieobecność. Proces, który zna jedna osoba, znika razem z jej urlopem.

Gdy proces zajmuje dwie godziny miesięcznie. Nigdy się nie zwróci, a dołoży Ci rzecz, którą trzeba utrzymywać.

Gdy proces zmienia się co kwartał. Automatyzacja zakłada powtarzalność. Jeśli reguły są płynne, wdrożenie przeterminuje się szybciej, niż spłaci.

Gdy pod spodem jest problem organizacyjny, a nie techniczny. Automatyzacja chaotycznego procesu daje szybszy chaos, nie porządek.

Wdrożenie od 1 499 zł, opieka od 399 zł miesięcznie. Opieka nie jest obowiązkowa, ale jest uczciwa: narzędzia, z którymi automatyzacja rozmawia, zmieniają swoje interfejsy i ktoś musi to nadzorować.